Jeden zaměstnanec, nejedno papírování. Na co se zaměřit při náboru zaměstnanců?

V tomto článku se podíváme na všechny náležitosti, které jsou k nástupu potřeba, a zároveň poskytneme praktické tipy, jak se vyhnout nejčastějším chybám.

Ohlášení zaměstnance úřadům

Po podpisu pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen nového zaměstnance přihlásit k veřejnému zdravotnímu a sociálnímu pojištění. Tato povinnost musí být splněna v přesně stanovených lhůtách:

• Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) – Zaměstnanec musí být přihlášen nejpozději do 8 dnů od nástupu do zaměstnání. K tomu slouží elektronický formulář, který se podává přímo na ČSSZ. Podrobné informace ke způsobu podání naleznete na stránkách ČSSZ.
• Zdravotní pojišťovna zaměstnance – Přihlášení musí být provedeno rovněž do 8 dnů od nástupu do zaměstnání. Zaměstnavatel získává informaci o zdravotní pojišťovně přímo od zaměstnance, který ji uvede v nástupním formuláři, nebo při podpisu pracovní smlouvy. Podrobné informace ke způsobu podání pro jednotlivé zdravotní pojišťovny naleznete zde.

Seznámení s pracovními předpisy

Každý zaměstnavatel má povinnost seznámit nového zaměstnance s interními předpisy společnosti a zajistit, že jim zaměstnanec rozumí. To zahrnuje například:

• Pracovní řád – Obsahuje pravidla chování na pracovišti, povinnosti a práva zaměstnanců i zaměstnavatele.
• Bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP) – Zaměstnavatel má zajistit povinné školení o bezpečnosti práce.
• Požární ochranu (PO) – Každý zaměstnanec by měl být proškolen v požární ochraně a tyto postupy musí být zdokumentovány.
• Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) – Zaměstnanec musí být informován o způsobu nakládání s osobními údaji v souladu s platnou legislativou.

Vstupní lékařská prohlídka

Před nástupem do zaměstnání je nezbytné, aby zaměstnanec absolvoval vstupní lékařskou prohlídku. Bez absolvování lékařské prohlídky nesmí zaměstnanec začít vykonávat práci. Zaměstnavatel musí mít následně k dispozici písemný doklad o provedené prohlídce.

Uzavření smluv a dodatků

Kromě pracovní smlouvy může být nutné uzavřít další dokumenty, které se týkají specifických pracovních podmínek.

• Dohoda o hmotné odpovědnosti – Pokud zaměstnanec manipuluje s finančními prostředky nebo hodnotnými předměty.
• Konkurenční doložka – Pokud chce zaměstnavatel omezit možnost zaměstnance přejít ke konkurenci.
• Dohoda o práci na dálku – Pokud zaměstnanec vykonává svou práci mimo běžné pracoviště zaměstnavatele, je nutné upravit podmínky této práce smluvně. Tato dohoda by měla obsahovat pravidla pro komunikaci, pracovní dobu, zabezpečení dat a náhrady nákladů spojených s výkonem práce na dálku.
• Souhlas s vysláním zaměstnance na pracovní cesty – Pokud zaměstnanec často cestuje v rámci plnění pracovních úkolů, je vhodné sjednat dohodu, která stanoví podmínky cestování, náhrady cestovních výdajů a pravidla ohledně času stráveného na cestách.

Zajištění pracovních pomůcek

Zaměstnavatel musí zajistit všechny nezbytné pracovní pomůcky, které zaměstnanec potřebuje k výkonu práce. Může se jednat například o:

• ochranné pracovní prostředky (helmy, rukavice, respirátory apod.),
• IT vybavení (notebook, telefon, přístupové karty),
• klíče od kanceláří či výrobních prostor.

Předání pomůcek by mělo být evidováno, aby bylo jasné, co bylo zaměstnanci svěřeno.

Mzda a účetní náležitosti

Zaměstnavatel musí zajistit administrativní kroky spojené s vyplácením mzdy, včetně: nastavení bankovního účtu zaměstnance pro výplatu mzdy, správné srážky na daně, sociální a zdravotní pojištění, vyhotovení mzdového výměru, pokud není součástí pracovní smlouvy. Mzda by měla být vyplácena v pravidelných termínech stanovených ve smlouvě a v souladu se zákonem.

Zkušební doba a zaučení zaměstnance

Většina zaměstnavatelů sjednává zkušební dobu, která může trvat maximálně:

• 3 měsíce u běžných zaměstnanců
• 6 měsíců u vedoucích pracovníků

Během této doby je klíčové sledovat adaptaci zaměstnance a poskytovat mu zpětnou vazbu. Pokud zaměstnanec nesplňuje očekávání, je možné pracovní poměr ve zkušební době ukončit bez udání důvodu.

Plánování dovolené a firemních benefitů

Nový zaměstnanec má nárok na dovolenou podle zákona. Je nutné, aby zaměstnavatel informoval zaměstnance o interních pravidlech týkajících se čerpání dovolené a případných firemních benefitech, jako jsou:

• stravenky nebo stravenkový paušál,
• sick days či jiné typy benefitních volných dnů pro zaměstnance,
• příspěvky na vzdělávání nebo volnočasové aktivity,
• příspěvky na produkty spoření na stáří apod.

Zaměstnávání cizinců

Pokud zaměstnavatel přijímá do pracovního poměru cizince, musí splnit další povinnosti jako:

• ohlášení na Úřad práce ČR (u občanů pocházejících ze zemí mimo EU),
• kontrola pracovního povolení nebo zaměstnanecké karty.

Archivace dokumentace

Správná archivace dokumentace související se zaměstnancem je důležitá pro případné kontroly. Uchovávat je třeba:

• pracovněprávní dokumenty,
• evidenci docházky, lékařské prohlídky,
• mzdové listy a evidenční list důchodového pojištění.

Důsledné dodržování všech těchto povinností pomáhá minimalizovat rizika a zajistit hladký nástup nového kolegy do týmu. Komunikace se státní správou je v dnešní době převážně elektronická, pro jednotlivá oznámení a sdělení ze strany zaměstnavatele vůči státní správě se musí dodržovat předepsané elektronické formuláře, s jejichž vyplněním a vedením Vám napomůže dobrý personálně-mzdový systém.

Tento článek je pouze informačního charakteru a obecné povahy a nezohledňuje individuální finanční a daňovou situaci určité osoby nebo subjektu. Informace uvedené v článku nejsou nezbytně vyčerpávající, úplné či aktualizované a můžou odkazovat na stránky jiných subjektů, nad nimiž MONETA Money Bank nemá kontrolu, proto vylučuje jakoukoli odpovědnost. Článek nelze považovat za odborné či právní poradenství. Aktuální produktové podmínky i sazebníky najdete vždy na příslušných stránkách webu. Informace k daním doporučujeme vždy ověřit na stránkách příslušných orgánů státní správy (daňový portál apod.).